Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn VI )

Sumber Informasi Yang Harus Dimiliki Sekretaris.........dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn V )

Informasi disamping anda

Menempat kan informasi berarti lebih dari sekedar “menemukannya”. Begitu Anda telah menemukannya, Anda harus memutuskan apakah Anda akan membutuhkannya lagi, dalam kasus mana Anda harus menempatkannya dalam jenis basis sumber tertentu, atau membuangnya sehingga Anda tidak mengakhirinya denga informasi yang lebih banyak dari yang bisa digunakan dengan produktif. Kadang-kadang informasi yang Anda butuhkan jauh lebih erat dengan yang mungkin telah Anda pikirkan. Misalnya, lihatlah hal-hal yang harus dijaga atau diatas meja Anda. Fitur 5 tentang “Deskop Checklist”

Tak ada kantor akan berfungsi seperti mesin yang diminyaki dengan baik jika Anda dan boss tidak mengoperasikannya “ Pada Frekuensi yang Sama”. Itu berarti Anda harus tau hal-hal yang sedang ia pikirkan dan bagaimana ia akan bertindak – nyaris sebelum ia lakukan!

Untuk melakukan hal itu, dudukkan diri Anda dan adakan audit yang mengabungkan diri dan informasi, semacam audit komunikasi mini. Manfaatkan pertanyaan yang tidak efektif sebagai basis rencana tindakan pokok. Semakin “sinkron” Anda dengan boss Anda, semakin lancar seluruh informasi itu berjalan.

Sumber informasi Lainnya

Anda baru saja menyaksikan betapa pentingnya memiliki sumber daya disekirtar Anda untuk menempatkan Informasi. Ada cara-cara lainnya untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan> Inilah beberapa kategori informasi yang mungkin Anda cari di tempat-tempat yang di sarankan untuk mendapatkan bantuan.

Pandangan Luar negeri

Kebutuhan Anda disini bisa jadi terhadap nama-nama atau tempat perusahaan, informasi kredit, terjemahan, menentukan tingkat perubahan selama periode yang ada dan jenis-jenis informasi yang sama. Sumber-sumber yang tersedia mencakup:

• Jawatan Pemerintahan
• Buku-buku referensi diperpustakaan local
• Kedutaan
• Bank-bank
• Surat kabar
• Serikat perdangangan luar negeri
• Majalah perdagangan
• Penerbit-penerbit International

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn IV )

Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa, sebagai bagian dari usaha audit diri, mencari metode baru yang akan mengurangi factor stress ini. Enam factor itu adalah:

1. Interupsi
2. Kurangnya kesempatan maju
3. Kurangnya input kedalam putusan
4. Kurangnya komunikasi dengan manager
5. Gaji dan tunjangan yang tidak memadai
6. Suasana kerja yang kurang meriah



Pertanyaan disesuaikan dengan audit diri

Sekarang anda telah memahami factor-factor yang mempengaruhi evaluasi diri, Anda bisa menentukan prioritas agar membantu Anda menjadi “tangan kanan yang penting” bagi boss Anda. Fitur 4 hanya merupakan satu checklist yang dikembangkan oleh sekretaris dan asisten administrative yang mana muncul dari program audit diri.

Mengadakan audit informasi

Disamping mengetahui lebih banyak tentang diri anda sendiri, Anda perlu tahu lebih banyak tentang arus informasi dikantor Anda agar memberikan kontribusi pada operasi yang lebih lancer. Inilah beberapa gagasan mengenai menjadi saluran yang penting untuk informasi kantor.

Tak ada pekerjaan dilaksanankan dalam alam khayalan. Oleh karena itu, sebagai sekretaris atau asisten administrative yang penting bagi boss, Anda perlu tahu hal-hal yang sedang terjadi. Diantara komunikasi yang mungkin Anda terlinat dalam hal-hal tersebut seperti suara intra-kantor, korespondensi customer, arsip pekerjaan, laporan pengiriman, pemberitahuan harga supplier, permohonan kuota, dan lain-lain.

Alat informasi tersebut memerlukan arsip yang baik, jawaban yang bijaksana dan mengetahui dimana informasi itu berada. Semua lembaran kertas itu merupakan bagian besar dari “beban kerja Anda” yang dihadapi boss setiap hari. Anda membuat diri Anda berarti dengan memungkinkan boss menjaga beban kerja ini bisa diatur dan memungkinkannya bekerja dengan efektif.

Dan, selalu siap bila boss menyuruh Anda untuk menempatkan beberapa informasi untuknya, baik mengenai supplier , saingan, jadwal penerbangan, atau apa saja. Anggaplah hal ini sebagai bagian dari tantangan pekerjaan, salah satu hal-hal yang membuatnya menarik. Inilah dua startegi utama bagi Anda agar menyelesaikan tugas dengan baik.

Langkah pertama adalah mengetahui hal-hal yang harus dicari dan dimana menemukannya. Dan langkah kedua adalah menjaga sumber arsip informasi yang sekarang ini.

Dua langkah ini, digandakan dengan sisitem pengarsipan yang baik mengenai jenis-jenis arsip yang dibicarakan dalam bagian II, adalah kunci untuk detail yang dinyatakan dibawah ini

Informasi disamping Anda…………….dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn III )

Mengadakan Audit Diri

Peningkatan apa yang paling sering dimunculkan soal manajer ingin bertemu dengan sekretaris dan asisten administratifnya? Dibawah ini beberapa contoh hasil survey:

-Lebih merasa menjadi anggota team, lebih terikat dengan anggota team lainnya dalam organisasi itu
-Meningkatkan skill dalam mempelajari bagaimana menangani customer.
-Lebih terorganisir dan berorientasi detai.
-Memperlihatkan lebih banyak kepentingan pekerjaan itu sendiri dan tugas/tanggung jawab yang dipikul
-Lebih memperlihatkan inisiatif dalam meningkatkan tujuan dan sasaran perusahaan.
-Mengatur waktu dengan lebih baik
-Menerapkan skill memori yang lebih baik terhadap pekerjaan.

Evaluasi diri adalah basis untuk memprakarsai program peningkatan diri. Memahami diri Anda sendiri, point-point kelebihan Anda dan kelemahan Anda, senang dan tidak senang, merupakan kunci skill yang diperlukan untuk membetulkan bidang masalah yang potensial.

Tapi , seperti hal lainnya, memang bukan proses yang gampang dan mungkin tidak ada solusi yang cepat. Hal-hal yang bisa terpakai untuk satu orang mungkin tidak terpakai untuk orang lain. Misalnya, peningkatan nomor satu dihadapi team work. Beberapa orang bekerja lebih baik dalam lingkungan yang terpisah, sedangkan yang lainnya tidak. Ada beberapa pilihan terbuka untuk anda. Satu adalah menemukan kerja dalam type sebuah kantor. Yang lain adalah bekerja dalam kelompok sebagai bagian dari staff ( team ) Jika anda memilih pilihan kedua, maka Anda harus berusaha menjadi bagian dari kelompok itu.

Oleh karena itu, pilihan anda berdasarkan pada evaluasi bagaimana situasi yang akan Anda masuki akan mempengaruhi Anda. Tapi bagaimana seandainya Anda tidak memiliki pilihan apapun? Katakanlah Anda ditransfer ke dalam kelompok baru. Maka memang penting bagi Anda untuk mengenal bahwa ini situasi yang menekan bagi Anda, sehingga Anda bisa mengambil tindakan yang Anda perlukan agar memungkinkan Anda sendiri menyesuaikan diri.


Kalender Rencana Tindakan Sehari-hari

Filosofi yang sama berlaku juga pada bidang peningkatan yang lain. Anda harus objektif mengenai peranan Anda dalam kantor itu, sehingga Anda bisa mengevaluasi sejauh mana Anda memberikan konstribusi pada masalah itu. Maka satu-satunya yang bisa Anda mulai menambahkan metode lain untuk mengurangi atau menghapus aspek negatif bidang yang butuh peningkatan.

Apa metode yang lain itu? Mencari saran supervisor dan rekan kerja, barang kali sesuatu yang sama fundamentalnya ( mendasarnya ) dengan mendengar. Sama pentingnya, memang mungkin bahwa peningkatan menuntut dikaitkan dengan faktor stress pada pekerjaan. Dibawah ini enam penyebab stress yang paling akrab dengan sekretaris, Salah satu diantaranya bisa menimbulkan masalah prestasi dan kurangnya peningkatan yang nyata.

Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa, sebagai bagian dari usaha audit diri,.........dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn II )

Apakah Anda Merasa Bekerja untuk lebih dari satu Boss ?

Mengapa pertanyaan yang bagus karena sekretaris dan asisten administratif sering bekerja untuk dua orang boss atau lebih pada saat yang sama. CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN berdasarkan pada tugas satu boss. Bila ada boss memiliki prioritasnya sendiri-sendiri dan prioritas itu berbeda-beda.

Tentu saja, bila para boss-boss itu berbeda dalam fungsi ( Misalnya, Anda mungkin bekerja untuk Sales manajer dan Manajer pembelian ), daftar itu mungkin kelihatannya tidak mirip satu dengan yang lainnya. Jadi, Anda mengerjakan lebih dari satu daftar. Menurut rencana ini, juga Anda bisa siap menentukan konflik dalam pekerjaan dan tugas. Hal ini memperlihatkan pada Anda dan boss anda bantuan ekstra yang mungkin diperlukan, juga memungkinkan mereka untuk membicarakan prioritas apa yang harus diberikan pada tindakan apa.

Hal ini tidak berarti bahwa tak akan pernah ada “Keadaan Darurat” menghendaki menentukan kembali prioritas Anda atau bahwa Anda tidak akan merasa tekananan dengan satu boss untuk melakukan pekerjaannya dulu. Tapi Anda merasakan bahwa menggunakan Checklist Rencana Tindakan akan mengurangi beberapa kritis hingga level yang jauh lebih bisa ditolerir dan membantu situasi”lebih dari satu boss”


Checklist Rencana Tindakan yang sedang terpakai


Alat Perencanaan yang lain
Alat lain untuk membantu seluruh proses perencanaan tindakan Anda merupakan “SETAHUN KALENDER DALAM PANDANGAN SEPINTAS” yang tergantung di dinding itu. Kalender ini penting karena Anda melihat seluruh hari-hari dalam setahun itu seketika. Begitu pekerjaan direncanakan, Anda dengan mudah menempatkan gangguan potensial disebabkan karena liburan resmi atau liburan traditional, juga konflik dengan tugas-tugas yang lain yang dirancang. Sekarang kalender-kalender ini diproduksi dengan laminating plastik sehingga kalender itu bisa ditandai dan dirobah dengan pena yang bisa dihapus dengan air. Menaruh kalender dekat tempat kerja akan memberikan referensi yang tersedia bila Anda butuhkan.

Memang penting untuk membandingkan contoh-contoh ini dengan sistem follow-up traditional (yang kemudian dihubungkan dengan manual ini ). Inilah kiat kita mempertimbangkan prediksi hal-hal yang perlu dikerjakan dan hambatan-hambatan yang mungkin menghalangi peluang penyelesaian sukses. Gunakan contoh ini untuk mengilhami pemikiran Anda sendiri dalam membuat checklist yang lain agar membantu anda dalam merencanakan pekerjaan Anda.

Misallnya, Anda bisa mengembangkan sistem keseharian. Tidak hanya akan selalu membuat anda berada dipuncak tindakan sekarang ini, tapi juga bisa membuat kerja lima hari dalam seminggu, dan begitu Anda memenuhinya, simpanlah dalam map spiral untuk referensi di masa mendatang. Anda akan melihat dengan tepat betapa berartinya Anda dihadapan boss, berapa lama tugas tertentu perlu waktu, dan kapan proyek itu selesai.

Figur 3 memperlihatkan gimana cara mengadakan audit diri....., dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn I )

Pada beberapa perusahaan, hal-hal yang dikerjakan karena "begitulah yang biasanya kami kerjakan". Tentu saja, jika sesuatu berjalan, dan berjalan lancar, memang tidak masalah. Jangan buat perubahan gara-gara kepentingan perubahan itu. Pada saat yang sama, jika ada cara yang lebih baik untuk mengerjakan sesuatu, cara yang menghasilakn efisiensi dan produktivitas yang lebih besar, terapkan.
Salah satu masalah besar Anda mungkin kenyataan bahwa seseorang memiliki pekerjaan itu sebelum anda kerjakan dan "belum pernah ada masalah". Perencanaan tindakan berarti tidak menunggu masalah terjadi sebelum anda berbuat sesuatu. Ini berarti mengantipasi apa yang perlu dilakukan, mengindentifikasi "kemacetan" yang mungkin yang bisa saja timbul dan bagaimana cara paling baik untuk meniadakannya.

Menjalankan Rencana Tindakan Anda


Cara melakukan hal ini adalah mengembangkan "CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN" Menggunakan CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN ikuti langkah-langkah ini:
1. Identifikasikan dan buat daftar hal-hal yang anda pertimbangkan menjadi enam tugas yang paling penting yang harus Anda lakukan untuk kantor Anda ( Ingat: Anda bisa merubah cecklist untuk memberikan block tugas yang lebih banyak jika diperlukan ). Anggaplah anda bekerja dalam bidang penjualan. Daftar itu mungkin mencakup hal-hal berikut ini:
- Memonitor batas akhir tanggal proposal
- mengeluarkan laporan proposal yang diterima/ditolak
- Menyusun jadwal rapat mingguan/bulanan
- Mengatur pertemuan dengan customer
- Menjaga arsip korespondensi customer
- Mengeluarkan laporan sasaran pejualan
2. Masukkan item yang cocok dalam "Item Tindakan Deskripsi"
3. Gunakan Sistem rangking dari 1 sampai 6, dengan angka 6 menjadi nilai tertinggi dari segi kepentingannya, pililah prioritas dari masing-masing item SEPERTI YANG DITENTUKAN OLEH APA YANG BOSS ANDA BUTUHKAN, dan buatlah daftarnya dalam kolom "Prioritas"
4. Sekarang lihat setiap item dan buat rangkingnya dengan waktu dan kesulitan yang timbul untuk anda kerjakan. Buatlah daftar nilai rangking itu dalam kolom "Kesulitan"
5. Terakhir, agar bisa diterapkan, tuliskan dalam setiap masalah khusus dalam kolom "Keterangan"



Mula-mula, Anda identifikasikan hal-hal yang harus diselesaikan boss dalam melaksanakan pekerjaannnya. Selanjutnya, Anda tentukan prioritas dan kesulitan masing-masing tugas ini yang timbul. Dengan memiliki dua kolom rangking, Anda bisa lihat bahwa prioritas pekerjaan Anda tidak perlu rangking yang sama dengan kesulitan tugas itu. Akhirnya, dengan mengunakan bagian "Keterangan", Anda juga bisa menyorot setiap pertimbangan khusus.
Paket total ini memungkinkan Anda merencanakan mengapa mengerjakannya, juga mencoba dan membuat perubahan yang mana mungkin diperlukan untuk peningkatan. Juga memang berguna untuk duduk mendiskusikan hal-hal yang telah Anda kembangkan dengan Supervisor Anda. Hal ini memberinya kesempatan meninjau tingkat prioritas yang telah ditugaskan dan apakah perlu direvisi.
Anda mungkin menyuruh boss Anda untuk merubah "chartnya" sebelum Anda bertemu. JHal ini bisa memberikan asumsi yang telah ia buat mengenai tugas dan usaha anda yang tidak tepat. Hal itu menjadi prose alat manajemen yang bermanfaat untuk supervisor dan atasan.


Figur 2 memperlihatkan salinan lengkap chart yang dikembangkan oleh asisten eksekutif....., dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih