Akuntansi dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Akhir-akhir ini kita sering mendengar ucapan pejabat yang mengatakan bahwa sumber daya manusia dan sumber daya alam adalah aset nasional. Analog dengan pernyataan itu dapat dikatakan bahwa sumber daya manusia dalam suatu perusahaan adalah aset perusahaan yang bersangkutan. Gedung, Peralatan, dan sebagainya adalah aset perusahaan, yang masing-masing nilanya dapat ditemukan dalam neraca perusahaan. Hal ini akan menimbulkan pertanyaan, benarkah sumber daya manusia itu merupakan aset perusahaan ? kalau iya, mengapa nilainya tidak tercantum dalam neraca?

Status aset bagi sumber daya manusia didasarkan atas konsep ilmu ekonomi yang menggolongkan sumber daya manusia sebagai salah satu faktor produksi yang mempunyai potensi yang memberikan manfaat atas keuntungan dimasa yang akan datang. Namun, dari sisi akuntansi, sumber daya manusia bukanlah aset perusahaan. Menurut prinsip akuntansi, status aset bagi harta baru diberikan jika harta tersebut milik perusahaan.

Walau tenaga kerja yang dipekerjakan bukan milik perusahaan yang bersangkutan, tetapi perusahaan yang bersangkutan mempunyai rasa memiliki. Buktinya, Personel pada perusahaan tersebut dibina, dilatih, dan ditingkatkan kualitasnya dengan penyediaan biaya yang cukup besar. Tak heran jika pada suatu ketika, tiba-tiba suatu pegawai yang sudah dibina dan dilatih itu pindah keperusahaan yang lain, perusahaan yang bersangkutan merasa kehilangan, malah merasa hak miliknya dirampas atau dibajak oleh orang lain. Dari sinilah timbul istilah yang sangat populer " PEMBAJAK" Personal perbankan oleh bank yang baru tumbuh.

Berikan Komentar anda tentang " pegawai/karyawan adalah aset perusahaan yang bersangkutan " Benarkah Pernyataan tersebut....?

Dapat Eksis Dalam Dunia Usaha

Berubah atau diubah?

Dua kata yang harus perusahaan pilih agar
tetap dapat eksis dalam dunia usaha yang dari waktu ke waktu intensitas persaingannya semakin kuat dan mengglobal. Di lain pihak, kemajuan teknologi sebagai faktor pendorong perubahan telah membuat posisi pelanggan menjadi semakin penting, karena mereka dengan sangat mudah dan cepat dapat memiliki segudang informasi produk, baik barang maupun jasa. Produk inovatif yang berkualitas, harga terjangkau, dan disertai pelayanan sudah menjadi sesuatu yang standar jika ingin dilirik oleh pelanggan. Salah satu strategi penting buat perusahaan adalah bagaimana membuat pelayanan yang diberikan berbeda dan lebih bernilai dibanding pelayanan kompetitor, sehingga pelanggan akan memilih produk perusahaan. Hal itu dapat dilakukan melalui penerapan budaya pelayanan prima (service excellence) secara menyeluruh di semua lini perusahaan tanpa terkecuali. Untuk mengelola budaya pelayanan prima secara efektif di perusahaan diperlukan beberapa syarat atau kondisi yang harus dipenuhi, yaitu:

1. Terpenuhinya Kebutuhan Dasar Karyawan
2. Pemahaman yang Baik dan Membangun Komitmen
3. Dimulai dari Top Management
4. Semangat Perbaikan yang Berkesinambungan (Continuous Improvement)

Membangun budaya pelayanan prima di perusahaan adalah sebuah proses perubahan. Perubahan itu sangat mungkin dilakukan dan perubahan harus disadari. Perubahan itu membutuhkan komitmen setiap individu di dalam perusahaan. Perubahan juga memerlukan waktu dan pengorbanan.

PELAYANAN PRIMA (SERVICE EXCELLENCE)

Pelayanan adalah proses membantu orang lain dengan cara-cara tertentu dimana sensitivitas dan kemampuan interpersonal dibutuhkan untuk menciptakan kepuasan dan loyalitas yang ditentukan oleh keakraban, kehangatan, penghargaan, kedermawanan, dan kejujuran yang dilakukan oleh penyedia jasa. Sebuah budaya yang kuat, yang mewarnai sifat hubungan perusahaan dengan pelanggannya merupakan identitas yang sangat baik dalam memenangkan perhatian pelanggan pengguna produk.

Budaya dibentuk dari kumpulan sikap setiap karyawan dan manajemen dari suatu perusahaan. Bila setiap orang yang bekerja di perusahaan itu mengutamakan kepuasan pelanggan, tanpa mengabaikan citra perusahaan yang bersangkutan, maka secara kolektif akan tampil sebuah lembaga dengan budaya yang mengutamakan kepuasan pelanggan, dan akan maju karenanya. Apa yang bisa membuat pelayanan menjadi spesial? Berikut adalah hal-hal yang bisa membuat pelayanan menjadi spesial yang diambil dari akronim SERVICE.
1. Smile for everyone, senyum adalah simbol universal dari keramahtamahan.
2. Eye contact that shows we care, kontak mata akan memperlihatkan ketulusan dan ketertarikan kita kepada pelanggan.
3. Reaching out to everyone with hospitality, berinteraksi dengan keramahtamahan akan membantu mengembangkan repeat business.
4. Viewing each customer as special, perlakukan setiap pelanggan sebagai tamu yang diundang ke rumah, sehingga pelanggan akan merasakan suatu nilai dari setiap rupiah yang dikeluarkannya.
5. Inviting customer to return with a sincere, kata magis yang kita berikan akan mendorong pelanggan untuk kembali dan menyampaikan kepada orang-orang terdekat tentang keramahtamahan perusahaan.
6. Creating a warm atmosphere of hospitality, kepedulian kepada pelanggan akan menimbulkan suasana yang hangat dan nayaman.
7. Excellence in everything we do, mempertahankan sikap ini merupakan asset untuk mengembangkan sikap profesional.

Keuntungan penerapan budaya pelayanan prima bagi perusahaan di antaranya adalah pelanggan mampu membedakan pelayanan perusahaan dengan kompetitor, meningkatkan produktivitas, menghargai loyalitas pelanggan, menciptakan promosi dari mulut ke mulut dan mengedepankan win-win solution dalam menangani semua masalah. Untuk menjaga kesinambungan budaya pelayanan prima diperlukan perhatian dari setiap individu terhadap kemampuan berkomunikasi yang baik, memiliki kompetensi yang diperlukan, memberikan respon yang cepat, aksesibilitas yang mudah, integritas, konsistensi, dan sopan santun.

MANAJEMEN PERUBAHAN

Tidak ada kata lain dalam ilmu manajemen atau praktek bisnis yang begitu magis dan misterius selain kata change (perubahan). Ia bahkan dianggap sebagai sesuatu yang paling abadi di atas dunia ini. Seperti badai tsunami, ia mempunyai kekuatan menghancurkan yang luar biasa. Setelah itu, hal-hal yang dimunculkannya tampak begitu aneh. Sering kita menolaknya, bahkan melawannya. Tapi hal yang baru itu bukannya binasa, melainkan tumbuh semakin besar.

Demikian pula perubahan di bidang bisnis, perusahaan yang masih resisten atau tidak mampu beradaptasi dengan perubahan, cepat atau lambat pasti akan tergusur dari percaturan kompetisi. Untuk dapat bertahan dalam kompetisi itu, perusahaan harus peka terhadap perubahan, baik di lingkungan eksternal maupun internalnya.
Ada beberapa karakteristik perubahan yang patut diantisipasi, yaitu:

Pertama, ia begitu misterius karena tak mudah dipegang. Bahkan yang sudah digenggampun dapat pergi ke tempat lain tanpa berpamitan. Ia bahkan dapat memukul balik seakan tak kenal budi.

Kedua, perubahan memerlukan change maker(s). Rata-rata pemimpin yang menciptakan perubahan tidak bekerja sendiri, tetapi ia mmemiliki keberanian yang luar biasa. Bahkan sebagian besar pemimpin perubahan gugur di usia perjuangannya.

Ketiga, tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan. Sebagian besar orang bahkan hanya melihat realitas tanpa kemampuan melihat masa depan. Sehingga persoalan besar perubahan adalah mengajak orang untuk melihat dan mempercayai apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.

Keempat, perubahan terjadi setiap saat, karena itu perubahan harus diciptakan setiap saat pula, bukan sekali-sekali. Setiap satu perubahan kecil dilakukan oleh seseorang, maka akan terjadi perubahan-perubahan lainnya.

Kelima, ada sisi keras dan sisi lembut dari perubahan. Sisi keras menyangkut uang dan teknologi, sedang sisi lembut menyangkut manusia dan organisasi. Sebagian besar pemimpin hanya fokus pada sisi keras, padahal keberhasilan sangat ditentukan oleh sisi lembut tadi.

Keenam, perubahan membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan. Untuk menaklukkannya perlu kematangan berpikir, kepribadian yang teguh, konsep yang jelas dan sistematis, dilakukan secara bertahap, dan dukungan yang luas.

Ketujuh, perubahan membutuhkan upaya-upaya khusus untuk menyentuh nilai-nilai dasar organisasi (corporate culture). Tanpa menyentuh nilai-nilai dasar tersebut, perubahan tidak akan mengubah perilaku dan kebiasaan.

Kedelapan, perubahan banyak diwarnai oleh mitos-mitos. Salah satu mitos itu mengatakan bahwa perubahan akan selalu membawa kemajuan atau perbaikan secara instan. Seperti pasien yang sakit, perubahan berarti menelan pil pahit atau bahkan amputasi, yang artinya perlu pengorbanan.

Kesembilan, perubahan menimbulkan ekspektasi, dan karenanya ekspektasi dapat menimbulkan getaran-getaran emosi serta harapan-harapan yang bisa menimbulkan kekecewaan. Sehingga manajemen perubahan harus diimbangi dengan manajemen harapan agar para pengikut dan pendukung perubahan dapat terus membakar energi untuk terlibat dalam proses perubahan itu, walaupun tujuannya meleset atau masih memerlukan waktu untuk dicapai.

Kesepuluh, perubahan selalu menakutkan dan menimbulkan kepanikan. Namun demikian, dengan teknik komunikasi dan perilaku yang baik, perubahan dapat dikelola menjadi sebuah pesta. Sebuah pesta yang menyenangkan dan hangat, dapat menimbulkan efek kebersamaan.

7 Semangat Samurai dalam Marketing

Respek: seorang salesman yang baik memang harus memulainya dengan perasaan respek penuh kepada konsumen dan pelanggannya. Ia tidak boleh punya sikap meremehkan dan merendahkan konsumen. Hanya dengan memulai sikapnya dengan respek, seorang salesman bisa mengabdi dan melayani dengan baik seorang konsumen atau pelanggan.

Loyalitas: jangan lupa, loyalitas sesungguhnya seorang salesman ada pada produk atau jasa yang dijualnya. Ia adalah personifikasi sejati dari produk dan jasa itu. Hanya lewat dirinya, produk dan jasa yang dijual menjadi hidup dan bisa berinteraksi aktif dengan konsumen dan pelanggan. Seorang salesman harus menjadi satu dengan produk dan jasa yang dijualnya.

Keadilan: seorang salesman yang baik selalu akan bisa berada di tengah. Bertindak dengan penuh fairness. Tidak pernah menipu. Dalam dialeg Hokkian, salah satu bahasa Chinese, adalah istilah ceng-li, yang artinya berdagang dengan penuh fairness. Seorang salesman yang baik biasanya memiliki naluri untuk bersikap ceng-li, sehingga para konsumen akan respek dan percaya penuh. Apabila hal ini mampu dipenuhi seorang salesman, biasanya akan mendapat respek dari konsumen dan pelanggannya, sehingga ia
akan memiliki reputasi dan kredibilitas yang baik.

Kehormatan: seorang salesman yang berjiwa bushido tahu sepenuhnya apa arti kehormatan itu. Misalnya, ia tahu cara untuk menepati janji. Ia punya rasa tanggung jawab sangat besar. Ia sadar akan kewajibannya untuk membentuk reputasi dan kredibilitas perusahaan yang baik, serta menjaganya dengan hati-hati.

Kejujuran: konon sangat mustahil bagi seorang salesman yang berprestasi tinggi untuk bisa jujur sekaligus. Anggapan ini terbukti salah kaprah. Seorang salesman justru harus hidup penuh kejujuran dengan hati yang bersih. Ia harus bisa bekerja keras, dengan penuh semangat tinggi dan memilihara kejujuran hatinya. Sikap dan perilaku jujur akan mendapat respek luar biasa dari konsumen dan pelanggan. Apabila kejujuran
dipraktekkan oleh semua salesman, maka kewajiban dan tanggung jawab akan sepenuhnya dijunjung secara bersama-sama. Ini adalah lingkungan kerja yang sangat ideal.

Keberanian: seorang salesman yang baik biasanya cepat membaca gelagat. Berani mengambil inisiatif. Tidak akan membiarkan sebuah peluang kabur begitu saja. Ia akan memperlihatkan keberanian untuk memperjuangkan agar sebuah transaksi bisa tercapai. Entah ia memberanikan diri minta diskon lebih besar atau masa kredit lebih lama. Ia tidak akan ragu-ragu. Ia justru akan memperlihatkan keberanian bak seorang pendekar yang maju perang.

Baik/murah hati: seorang salesman yang piawai sangat paham untuk memperlihatkan simpati dan ketulusan hatinya. Ia bukanlah sebuah robot dingin tanpa emosi sedikit pun. Ia duta besar produk yang diwakilinya. Ia mengerti diplomasi dan keramahan untuk menciptakan customer intimacy. Ia memiliki skills yang tinggi untuk merebut hati pelanggannya. Ia tahu kapan harus berpihak pada konsumen. Ia pelayan konsumen yang setia. Bila ia mampu melayani kebutuhan sang konsumen dengan baik, nasibnya akan bertahan lama.

From Kafi Kurnia

NB:

Bisa di terapkan di segala bidang, bukan hanya marketing, tapi: customer service, dll.

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn X )

STRATEGI PENELITIAN PRIBADI

Seperti yang bisa Anda lihat, penelitian informasi adalah salah satu langkah yang paling penting dalam seluruh proses menjadi responsif terhadap kebutuhan manajemen. Inilah beberapa strategi penelitian yang harus diikuti sebagai bagian dari pekerjaan Anda.
1. Pastikan bahwa Anda jelas mengerti hal-hal yang Anda butuhkan. Pertanyaan atau masalah dinyatakan dengan jelas, ditentukan dengan baik, spesifik adalah syarat titik awal untuk usaha penelitian yang baik.
2. Kembangkan dan siap dengan jawaban yang mungkin Anda butuhkan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang akan timbul selama pencarian informasi Anda.
3. Coba tentukan sumber terbaik informasi. Tanyakan diri Anda sediri siapa yang paling mungkin mencatat atau menerbitkan jenis informasi yang sedang Anda cari.
4. Tetap fleksibel dalam pendekatan Anda. Misalnya, kadang-kadang yang paling cepat mungkin bisa jadi kunci yang dibutuhkan. Pada saat lain, hal ini mungkin lebih penting untuk memiliki information yang bisa dibuktikan, walaupun memakan waktu yang lebih lama untuk memperolehnya.
5. Jangan lupa menggunakan telpon Anda ketika berpergian kesana kemari. Dan, bila Anda menghadapi orang - orang yang tidak mampu menemukan information yang diminyta, tanyakan apakah mereka kenal orang - orang yang mungkin bisa memberikan pada Anda
6. Ingatlah untuk menyimpan informasi yang Anda kembangkan sesuai dengan cara itu. Walau informasi tersebut tidak membantu Anda dengan masalah sekarang, mungkin menjadi penyelesaian untuk masalah tertentu di masa mendatang - untuk Anda, atau orang yang bersama Anda dalam pekerjaan Anda. ( Ingat:Bagian penting dari pekerjaan Anda adalah memastikan bahwa informasi yang dimiliki dengan kuat dalam memori Anda dapat diambil dan jelas didokumentasikan untuk orang lain agar ditemukan - baik Anda absen, sedang liburan, atau pinda pada posisi lain. )
7. Jangan biarkan tugas mengalahkan Anda. Pertahankan sikap positif dan orang-orang yang anda minta bantuannya akan senang berusaha menolong Anda.

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn IX )

DATABASE

Era computer telah membawa bersamanya kemampuan untuk mencari dan menempatkan information dengan tingkat kecepatan yang tidak terdengar beberapa tahun yang lalu. Database adalah bank information yang memuat jutaan data mengenai bidang subyec. Data itu diorganisir sehingga bisa ditempatkan dan dikeluarkan melalui computer. Perusahaan "menghubungakan" information yang mereka butuhkan lewat penggunaan computer dan "modem" alat yang membuat computer "bicara" pada computer database lewat sambungan telephone. Database terdiri dari indeks information secara computer. Malahan ada dabase dari database yang bisa dikonsultasikan. Ini merupakan directory database yang umum tersedia.
Semakin Spesific yang bisa Anda siapkan mengenai hal-hal yang Anda butuhkan, semakin rendah biaya menempatkan information. Ingat pencarian database mirip menyerah lewat telephone untuk interlokal. Jika Anda tidak membayar jasa dengan basis yang tidak terbatas, datar, Anda diminta membayar sesuai pemakaian waktu Anda

Dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn VIII )

PUSTAKA

Pada perusahaan besar memang bisa menemukan pustaka perusahaan, yang pada dasarnya memuat informasi yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Pustaka perusahaan menjaga material referensinya dengan cara yang total berbeda dari pustaka umum. Jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan yang memiliki pustaka perusahaan, temukan bagaimana sistem perusahaan itu beroperasi dan bagaimana membuat katalog informasinya.
Pustaka umum merupakan salah satu sumber terbaik untuk memberikan jawaban dengan cepat untuk kebanyakan masalah-masalah informasi yang akan Anda miliki. Kadang-kadang malahan memang tidak perlu pergi kepustaka. Meja-meja pelayanan yang menanggapi telpon tersedia di beberapa pustaka. Tentu saja, jika Anda meminta informasi yang menghendaki penyelikikan dan respon yang detail, pendekatan telpon tidak akan berfungsi. Sebaliknya, masuk dan minta bantuan pada pegawai pustaka itu ( Pustakawan ).

Begitu berada dalam pustaka, tahu dimana mencari jenis informasi yang diperlukan. Kategori yang ingin Anda teliti biasanya akan dicantumkan dalam buku-buku, jurnal, pamflet.
Untuk membantu mengurus tumpukan informasi, kebanyakan pustaka menggunakan arsip otomatis. Misalnya, referensi dengan subyek dan gelar disimpan pada mikrofiche, slide kecil, yang masing-masingnya memuat ribuan referensi. Surat kabar direkam pada gulungan mikrofilm, sehingga Anda bisa melihat beberapa terbitan tampa harus memeriksa tumpukan surat kabar. Jika Anda mencari informasi hukum, seperti undang-undang, peraturan, kasus, barang kali Anda akan menemukannya dengan lebih muda dengan berkonsultasi pada pustaka fakultas hukum. Juga, mungkin ada pustaka khusus hukum tersedia di badan-badan pemerintahan.

Dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn VII )

Sinkron Dengan Boss


PERUSAHAAN DALAM NEGERI

Laporan tahunan, nama-nama pejabat kunci, informasi produk, data penjualan dan tempat perusahaan mungkin menjadi objek pencarian informasi Anda. Sumber-sumber yang akan dikonsultasikan mencakup:

Penjualan dan departemen humas ( PR ) dari perusahaan itu sendiri
Serikakat dagang
Surat kabar dan majalah
Perusahaan broker saham
Pelayanan kredit
Kamar dagang ( Kadin )
Buku-buku referensi pustaka
Kantor-kantor pemerintahan ( negara dan provinsi )
Directory pelayanan pos
Buku-buku telpon

Setiap deskripsi mengenai menempatkan informasi tidak lengkap tampa panduan mengenai pemanfaatan pustaka dan database. Inilah beberapa point kunci..................Dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn VI )

Sumber Informasi Yang Harus Dimiliki Sekretaris.........dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn V )

Informasi disamping anda

Menempat kan informasi berarti lebih dari sekedar “menemukannya”. Begitu Anda telah menemukannya, Anda harus memutuskan apakah Anda akan membutuhkannya lagi, dalam kasus mana Anda harus menempatkannya dalam jenis basis sumber tertentu, atau membuangnya sehingga Anda tidak mengakhirinya denga informasi yang lebih banyak dari yang bisa digunakan dengan produktif. Kadang-kadang informasi yang Anda butuhkan jauh lebih erat dengan yang mungkin telah Anda pikirkan. Misalnya, lihatlah hal-hal yang harus dijaga atau diatas meja Anda. Fitur 5 tentang “Deskop Checklist”

Tak ada kantor akan berfungsi seperti mesin yang diminyaki dengan baik jika Anda dan boss tidak mengoperasikannya “ Pada Frekuensi yang Sama”. Itu berarti Anda harus tau hal-hal yang sedang ia pikirkan dan bagaimana ia akan bertindak – nyaris sebelum ia lakukan!

Untuk melakukan hal itu, dudukkan diri Anda dan adakan audit yang mengabungkan diri dan informasi, semacam audit komunikasi mini. Manfaatkan pertanyaan yang tidak efektif sebagai basis rencana tindakan pokok. Semakin “sinkron” Anda dengan boss Anda, semakin lancar seluruh informasi itu berjalan.

Sumber informasi Lainnya

Anda baru saja menyaksikan betapa pentingnya memiliki sumber daya disekirtar Anda untuk menempatkan Informasi. Ada cara-cara lainnya untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan> Inilah beberapa kategori informasi yang mungkin Anda cari di tempat-tempat yang di sarankan untuk mendapatkan bantuan.

Pandangan Luar negeri

Kebutuhan Anda disini bisa jadi terhadap nama-nama atau tempat perusahaan, informasi kredit, terjemahan, menentukan tingkat perubahan selama periode yang ada dan jenis-jenis informasi yang sama. Sumber-sumber yang tersedia mencakup:

• Jawatan Pemerintahan
• Buku-buku referensi diperpustakaan local
• Kedutaan
• Bank-bank
• Surat kabar
• Serikat perdangangan luar negeri
• Majalah perdagangan
• Penerbit-penerbit International

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn IV )

Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa, sebagai bagian dari usaha audit diri, mencari metode baru yang akan mengurangi factor stress ini. Enam factor itu adalah:

1. Interupsi
2. Kurangnya kesempatan maju
3. Kurangnya input kedalam putusan
4. Kurangnya komunikasi dengan manager
5. Gaji dan tunjangan yang tidak memadai
6. Suasana kerja yang kurang meriah



Pertanyaan disesuaikan dengan audit diri

Sekarang anda telah memahami factor-factor yang mempengaruhi evaluasi diri, Anda bisa menentukan prioritas agar membantu Anda menjadi “tangan kanan yang penting” bagi boss Anda. Fitur 4 hanya merupakan satu checklist yang dikembangkan oleh sekretaris dan asisten administrative yang mana muncul dari program audit diri.

Mengadakan audit informasi

Disamping mengetahui lebih banyak tentang diri anda sendiri, Anda perlu tahu lebih banyak tentang arus informasi dikantor Anda agar memberikan kontribusi pada operasi yang lebih lancer. Inilah beberapa gagasan mengenai menjadi saluran yang penting untuk informasi kantor.

Tak ada pekerjaan dilaksanankan dalam alam khayalan. Oleh karena itu, sebagai sekretaris atau asisten administrative yang penting bagi boss, Anda perlu tahu hal-hal yang sedang terjadi. Diantara komunikasi yang mungkin Anda terlinat dalam hal-hal tersebut seperti suara intra-kantor, korespondensi customer, arsip pekerjaan, laporan pengiriman, pemberitahuan harga supplier, permohonan kuota, dan lain-lain.

Alat informasi tersebut memerlukan arsip yang baik, jawaban yang bijaksana dan mengetahui dimana informasi itu berada. Semua lembaran kertas itu merupakan bagian besar dari “beban kerja Anda” yang dihadapi boss setiap hari. Anda membuat diri Anda berarti dengan memungkinkan boss menjaga beban kerja ini bisa diatur dan memungkinkannya bekerja dengan efektif.

Dan, selalu siap bila boss menyuruh Anda untuk menempatkan beberapa informasi untuknya, baik mengenai supplier , saingan, jadwal penerbangan, atau apa saja. Anggaplah hal ini sebagai bagian dari tantangan pekerjaan, salah satu hal-hal yang membuatnya menarik. Inilah dua startegi utama bagi Anda agar menyelesaikan tugas dengan baik.

Langkah pertama adalah mengetahui hal-hal yang harus dicari dan dimana menemukannya. Dan langkah kedua adalah menjaga sumber arsip informasi yang sekarang ini.

Dua langkah ini, digandakan dengan sisitem pengarsipan yang baik mengenai jenis-jenis arsip yang dibicarakan dalam bagian II, adalah kunci untuk detail yang dinyatakan dibawah ini

Informasi disamping Anda…………….dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn III )

Mengadakan Audit Diri

Peningkatan apa yang paling sering dimunculkan soal manajer ingin bertemu dengan sekretaris dan asisten administratifnya? Dibawah ini beberapa contoh hasil survey:

-Lebih merasa menjadi anggota team, lebih terikat dengan anggota team lainnya dalam organisasi itu
-Meningkatkan skill dalam mempelajari bagaimana menangani customer.
-Lebih terorganisir dan berorientasi detai.
-Memperlihatkan lebih banyak kepentingan pekerjaan itu sendiri dan tugas/tanggung jawab yang dipikul
-Lebih memperlihatkan inisiatif dalam meningkatkan tujuan dan sasaran perusahaan.
-Mengatur waktu dengan lebih baik
-Menerapkan skill memori yang lebih baik terhadap pekerjaan.

Evaluasi diri adalah basis untuk memprakarsai program peningkatan diri. Memahami diri Anda sendiri, point-point kelebihan Anda dan kelemahan Anda, senang dan tidak senang, merupakan kunci skill yang diperlukan untuk membetulkan bidang masalah yang potensial.

Tapi , seperti hal lainnya, memang bukan proses yang gampang dan mungkin tidak ada solusi yang cepat. Hal-hal yang bisa terpakai untuk satu orang mungkin tidak terpakai untuk orang lain. Misalnya, peningkatan nomor satu dihadapi team work. Beberapa orang bekerja lebih baik dalam lingkungan yang terpisah, sedangkan yang lainnya tidak. Ada beberapa pilihan terbuka untuk anda. Satu adalah menemukan kerja dalam type sebuah kantor. Yang lain adalah bekerja dalam kelompok sebagai bagian dari staff ( team ) Jika anda memilih pilihan kedua, maka Anda harus berusaha menjadi bagian dari kelompok itu.

Oleh karena itu, pilihan anda berdasarkan pada evaluasi bagaimana situasi yang akan Anda masuki akan mempengaruhi Anda. Tapi bagaimana seandainya Anda tidak memiliki pilihan apapun? Katakanlah Anda ditransfer ke dalam kelompok baru. Maka memang penting bagi Anda untuk mengenal bahwa ini situasi yang menekan bagi Anda, sehingga Anda bisa mengambil tindakan yang Anda perlukan agar memungkinkan Anda sendiri menyesuaikan diri.


Kalender Rencana Tindakan Sehari-hari

Filosofi yang sama berlaku juga pada bidang peningkatan yang lain. Anda harus objektif mengenai peranan Anda dalam kantor itu, sehingga Anda bisa mengevaluasi sejauh mana Anda memberikan konstribusi pada masalah itu. Maka satu-satunya yang bisa Anda mulai menambahkan metode lain untuk mengurangi atau menghapus aspek negatif bidang yang butuh peningkatan.

Apa metode yang lain itu? Mencari saran supervisor dan rekan kerja, barang kali sesuatu yang sama fundamentalnya ( mendasarnya ) dengan mendengar. Sama pentingnya, memang mungkin bahwa peningkatan menuntut dikaitkan dengan faktor stress pada pekerjaan. Dibawah ini enam penyebab stress yang paling akrab dengan sekretaris, Salah satu diantaranya bisa menimbulkan masalah prestasi dan kurangnya peningkatan yang nyata.

Dengan mengetahui hal ini, Anda bisa, sebagai bagian dari usaha audit diri,.........dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn II )

Apakah Anda Merasa Bekerja untuk lebih dari satu Boss ?

Mengapa pertanyaan yang bagus karena sekretaris dan asisten administratif sering bekerja untuk dua orang boss atau lebih pada saat yang sama. CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN berdasarkan pada tugas satu boss. Bila ada boss memiliki prioritasnya sendiri-sendiri dan prioritas itu berbeda-beda.

Tentu saja, bila para boss-boss itu berbeda dalam fungsi ( Misalnya, Anda mungkin bekerja untuk Sales manajer dan Manajer pembelian ), daftar itu mungkin kelihatannya tidak mirip satu dengan yang lainnya. Jadi, Anda mengerjakan lebih dari satu daftar. Menurut rencana ini, juga Anda bisa siap menentukan konflik dalam pekerjaan dan tugas. Hal ini memperlihatkan pada Anda dan boss anda bantuan ekstra yang mungkin diperlukan, juga memungkinkan mereka untuk membicarakan prioritas apa yang harus diberikan pada tindakan apa.

Hal ini tidak berarti bahwa tak akan pernah ada “Keadaan Darurat” menghendaki menentukan kembali prioritas Anda atau bahwa Anda tidak akan merasa tekananan dengan satu boss untuk melakukan pekerjaannya dulu. Tapi Anda merasakan bahwa menggunakan Checklist Rencana Tindakan akan mengurangi beberapa kritis hingga level yang jauh lebih bisa ditolerir dan membantu situasi”lebih dari satu boss”


Checklist Rencana Tindakan yang sedang terpakai


Alat Perencanaan yang lain
Alat lain untuk membantu seluruh proses perencanaan tindakan Anda merupakan “SETAHUN KALENDER DALAM PANDANGAN SEPINTAS” yang tergantung di dinding itu. Kalender ini penting karena Anda melihat seluruh hari-hari dalam setahun itu seketika. Begitu pekerjaan direncanakan, Anda dengan mudah menempatkan gangguan potensial disebabkan karena liburan resmi atau liburan traditional, juga konflik dengan tugas-tugas yang lain yang dirancang. Sekarang kalender-kalender ini diproduksi dengan laminating plastik sehingga kalender itu bisa ditandai dan dirobah dengan pena yang bisa dihapus dengan air. Menaruh kalender dekat tempat kerja akan memberikan referensi yang tersedia bila Anda butuhkan.

Memang penting untuk membandingkan contoh-contoh ini dengan sistem follow-up traditional (yang kemudian dihubungkan dengan manual ini ). Inilah kiat kita mempertimbangkan prediksi hal-hal yang perlu dikerjakan dan hambatan-hambatan yang mungkin menghalangi peluang penyelesaian sukses. Gunakan contoh ini untuk mengilhami pemikiran Anda sendiri dalam membuat checklist yang lain agar membantu anda dalam merencanakan pekerjaan Anda.

Misallnya, Anda bisa mengembangkan sistem keseharian. Tidak hanya akan selalu membuat anda berada dipuncak tindakan sekarang ini, tapi juga bisa membuat kerja lima hari dalam seminggu, dan begitu Anda memenuhinya, simpanlah dalam map spiral untuk referensi di masa mendatang. Anda akan melihat dengan tepat betapa berartinya Anda dihadapan boss, berapa lama tugas tertentu perlu waktu, dan kapan proyek itu selesai.

Figur 3 memperlihatkan gimana cara mengadakan audit diri....., dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih

Kunci Menciptakan Kantor Yang Berjalan Lancar ( Bgn I )

Pada beberapa perusahaan, hal-hal yang dikerjakan karena "begitulah yang biasanya kami kerjakan". Tentu saja, jika sesuatu berjalan, dan berjalan lancar, memang tidak masalah. Jangan buat perubahan gara-gara kepentingan perubahan itu. Pada saat yang sama, jika ada cara yang lebih baik untuk mengerjakan sesuatu, cara yang menghasilakn efisiensi dan produktivitas yang lebih besar, terapkan.
Salah satu masalah besar Anda mungkin kenyataan bahwa seseorang memiliki pekerjaan itu sebelum anda kerjakan dan "belum pernah ada masalah". Perencanaan tindakan berarti tidak menunggu masalah terjadi sebelum anda berbuat sesuatu. Ini berarti mengantipasi apa yang perlu dilakukan, mengindentifikasi "kemacetan" yang mungkin yang bisa saja timbul dan bagaimana cara paling baik untuk meniadakannya.

Menjalankan Rencana Tindakan Anda


Cara melakukan hal ini adalah mengembangkan "CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN" Menggunakan CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN ikuti langkah-langkah ini:
1. Identifikasikan dan buat daftar hal-hal yang anda pertimbangkan menjadi enam tugas yang paling penting yang harus Anda lakukan untuk kantor Anda ( Ingat: Anda bisa merubah cecklist untuk memberikan block tugas yang lebih banyak jika diperlukan ). Anggaplah anda bekerja dalam bidang penjualan. Daftar itu mungkin mencakup hal-hal berikut ini:
- Memonitor batas akhir tanggal proposal
- mengeluarkan laporan proposal yang diterima/ditolak
- Menyusun jadwal rapat mingguan/bulanan
- Mengatur pertemuan dengan customer
- Menjaga arsip korespondensi customer
- Mengeluarkan laporan sasaran pejualan
2. Masukkan item yang cocok dalam "Item Tindakan Deskripsi"
3. Gunakan Sistem rangking dari 1 sampai 6, dengan angka 6 menjadi nilai tertinggi dari segi kepentingannya, pililah prioritas dari masing-masing item SEPERTI YANG DITENTUKAN OLEH APA YANG BOSS ANDA BUTUHKAN, dan buatlah daftarnya dalam kolom "Prioritas"
4. Sekarang lihat setiap item dan buat rangkingnya dengan waktu dan kesulitan yang timbul untuk anda kerjakan. Buatlah daftar nilai rangking itu dalam kolom "Kesulitan"
5. Terakhir, agar bisa diterapkan, tuliskan dalam setiap masalah khusus dalam kolom "Keterangan"



Mula-mula, Anda identifikasikan hal-hal yang harus diselesaikan boss dalam melaksanakan pekerjaannnya. Selanjutnya, Anda tentukan prioritas dan kesulitan masing-masing tugas ini yang timbul. Dengan memiliki dua kolom rangking, Anda bisa lihat bahwa prioritas pekerjaan Anda tidak perlu rangking yang sama dengan kesulitan tugas itu. Akhirnya, dengan mengunakan bagian "Keterangan", Anda juga bisa menyorot setiap pertimbangan khusus.
Paket total ini memungkinkan Anda merencanakan mengapa mengerjakannya, juga mencoba dan membuat perubahan yang mana mungkin diperlukan untuk peningkatan. Juga memang berguna untuk duduk mendiskusikan hal-hal yang telah Anda kembangkan dengan Supervisor Anda. Hal ini memberinya kesempatan meninjau tingkat prioritas yang telah ditugaskan dan apakah perlu direvisi.
Anda mungkin menyuruh boss Anda untuk merubah "chartnya" sebelum Anda bertemu. JHal ini bisa memberikan asumsi yang telah ia buat mengenai tugas dan usaha anda yang tidak tepat. Hal itu menjadi prose alat manajemen yang bermanfaat untuk supervisor dan atasan.


Figur 2 memperlihatkan salinan lengkap chart yang dikembangkan oleh asisten eksekutif....., dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih