Pada beberapa perusahaan, hal-hal yang dikerjakan karena "begitulah yang biasanya kami kerjakan". Tentu saja, jika sesuatu berjalan, dan berjalan lancar, memang tidak masalah. Jangan buat perubahan gara-gara kepentingan perubahan itu. Pada saat yang sama, jika ada cara yang lebih baik untuk mengerjakan sesuatu, cara yang menghasilakn efisiensi dan produktivitas yang lebih besar, terapkan.
Salah satu masalah besar Anda mungkin kenyataan bahwa seseorang memiliki pekerjaan itu sebelum anda kerjakan dan "belum pernah ada masalah". Perencanaan tindakan berarti tidak menunggu masalah terjadi sebelum anda berbuat sesuatu. Ini berarti mengantipasi apa yang perlu dilakukan, mengindentifikasi "kemacetan" yang mungkin yang bisa saja timbul dan bagaimana cara paling baik untuk meniadakannya.
Menjalankan Rencana Tindakan Anda
Cara melakukan hal ini adalah mengembangkan "CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN" Menggunakan CHECKLIST PERENCANAAN TINDAKAN ikuti langkah-langkah ini:
1. Identifikasikan dan buat daftar hal-hal yang anda pertimbangkan menjadi enam tugas yang paling penting yang harus Anda lakukan untuk kantor Anda ( Ingat: Anda bisa merubah cecklist untuk memberikan block tugas yang lebih banyak jika diperlukan ). Anggaplah anda bekerja dalam bidang penjualan. Daftar itu mungkin mencakup hal-hal berikut ini:
- Memonitor batas akhir tanggal proposal
- mengeluarkan laporan proposal yang diterima/ditolak
- Menyusun jadwal rapat mingguan/bulanan
- Mengatur pertemuan dengan customer
- Menjaga arsip korespondensi customer
- Mengeluarkan laporan sasaran pejualan
2. Masukkan item yang cocok dalam "Item Tindakan Deskripsi"
3. Gunakan Sistem rangking dari 1 sampai 6, dengan angka 6 menjadi nilai tertinggi dari segi kepentingannya, pililah prioritas dari masing-masing item SEPERTI YANG DITENTUKAN OLEH APA YANG BOSS ANDA BUTUHKAN, dan buatlah daftarnya dalam kolom "Prioritas"
4. Sekarang lihat setiap item dan buat rangkingnya dengan waktu dan kesulitan yang timbul untuk anda kerjakan. Buatlah daftar nilai rangking itu dalam kolom "Kesulitan"
5. Terakhir, agar bisa diterapkan, tuliskan dalam setiap masalah khusus dalam kolom "Keterangan"
Mula-mula, Anda identifikasikan hal-hal yang harus diselesaikan boss dalam melaksanakan pekerjaannnya. Selanjutnya, Anda tentukan prioritas dan kesulitan masing-masing tugas ini yang timbul. Dengan memiliki dua kolom rangking, Anda bisa lihat bahwa prioritas pekerjaan Anda tidak perlu rangking yang sama dengan kesulitan tugas itu. Akhirnya, dengan mengunakan bagian "Keterangan", Anda juga bisa menyorot setiap pertimbangan khusus.
Paket total ini memungkinkan Anda merencanakan mengapa mengerjakannya, juga mencoba dan membuat perubahan yang mana mungkin diperlukan untuk peningkatan. Juga memang berguna untuk duduk mendiskusikan hal-hal yang telah Anda kembangkan dengan Supervisor Anda. Hal ini memberinya kesempatan meninjau tingkat prioritas yang telah ditugaskan dan apakah perlu direvisi.
Anda mungkin menyuruh boss Anda untuk merubah "chartnya" sebelum Anda bertemu. JHal ini bisa memberikan asumsi yang telah ia buat mengenai tugas dan usaha anda yang tidak tepat. Hal itu menjadi prose alat manajemen yang bermanfaat untuk supervisor dan atasan.
Figur 2 memperlihatkan salinan lengkap chart yang dikembangkan oleh asisten eksekutif....., dimana pembaca/tamu/pengunjung bisa baca disambungan artikel berikutnya. Selamat mencoba dan Terimakasih
0 comments:
Post a Comment